Гайд: как подружиться с агентствами?

23 Ноя 2021

Рынок подкастов растёт, поэтому бренды всё чаще обращаются к ним за рекламой. Однако ожидания от сотрудничества у клиентов и авторов могут не совпадать.

Go Mobile подготовило гайд для подкастеров, которые хотят запускать рекламные интеграции вместе с агентствами, но не знают, с чего начать.

Этап 1. Подготовка предложения

Представим, что в digital-агентство пришёл бренд Х, который хочет размещаться в подкастах. Менеджер агентства выбирает ваш подкаст для размещения и отправляет запрос на почту или в мессенджер. Что нужно сделать вашей команде:

Предупредить заранее, если бренд не подходит вашей целевой аудитории.
Отправить медиакит — документ о проекте, в котором указана стоимость интеграции, форматы размещений, описание и статистика аудитории.
Актуализировать объём прослушиваний, который можно будет зафиксировать с клиентом как KPI.
Обсудить формат налогообложения, чтобы менеджер мог заложить его в бюджет кампании.

Не все из нас активно пользуются почтой. Но лучше обсуждать все вопросы именно через e-mail. Почта — самый надежный способ для деловой переписки, потому что вы сможете сохранить все этапы сотрудничества и легко решать возможные разногласия.

Этап 2. Бронь и начало работы над проектом

Клиент готов запускаться, поэтому агентство возвращается к вам с финальным бронированием размещения. Какая информация должна быть в документе или письме о бронировании:

Название бренда;
Формат;
Стоимость;
Точные даты размещения;
KPI.

Убедитесь, что вы сможете реализовать необходимый объём и выполнить KPI по указанной стоимости.

Этап 3. Подготовка документации

Запуск рекламного размещения, особенно с крупным брендом, — это сделка, которую обязательно нужно зафиксировать документально. Какой пакет документов нужно подготовить для рекламной интеграции:

Договор;
Дополнительное соглашение к договору;
Счёт на оплату;
Акт об оказанных услугах.

Если у вас нет примера договора — не переживайте. Обычно у агентств есть готовые драфты, которые они могут адаптировать под ваш запрос.

Процесс согласования документов может занять много времени. Агентство должно подготовить бумаги, подтверждающие покупку и продажу услуг (включая наименование, характеристики, даты и другую важную информацию). Поэтому может сложиться так, что финальные формулировки, согласованные с клиентом, добавляют в договор уже после оказания услуг. Это нормально.

После всех согласований не забудьте обменяться оригиналами документов с помощью курьерской доставки, почты или ЭДО (Электронный документооборот). Способ обмена индивидуален для каждого случая.

Этап 4. Обсуждение оплаты

Проведение оплаты — продолжительный процесс: проверка всех документов и финальное согласование. Поэтому не переживайте, если клиент просит оформить постоплату в течение одного-трёх месяцев после размещения.

Постоплата — не способ вас обмануть, а распространенная практика сотрудничества между компаниями. Клиент может платить агентству за сотрудничество после 30, а иногда и 60 или 90 дней после оказания услуги.

Этап 5. Разработка материалов и согласование

Когда стоимость интеграции подтверждена, а даты выбраны, можно браться за работу. В этот момент важно ещё раз убедиться, что и вы, и агентство, и клиент смотрите в одном направлении и чётко понимаете цели и задачи размещения. Для этого стоит обсудить:

Таймлайн. Скорее всего вы получите этот документ от менеджеров агентства. Внимательно ознакомьтесь со сроками и убедитесь, что вам хватит времени на подготовку.
Бриф клиента. Если какой-то из пунктов вам непонятен, не стесняйтесь уточнить. Чем лучше вы понимаете запрос и рекламируемый продукт, тем меньше правок придется вносить в дальнейшем.
Количество итераций. Далеко не каждый клиент согласовывает подготовленные материалы с первого раза, поэтому лучше заранее зафиксировать количество правок, чтобы процесс согласования не затянулся

В итоге клиент должен получить:

Готовую аудиодорожку с интеграцией бренда;
Текст для описания выпуска;
Текст для анонсирования в соцсетях (опционально).

Этап 6. Запуск

Наступил момент Х. Клиент согласовал все материалы, и ваша команда может публиковать выпуск подкаста. Сообщите об этом агентству и поделитесь ссылками на размещение.

Этап 7. Сбор статистики

Подкасты — все ещё новый формат для размещения рекламы. Поэтому клиент захочет убедиться наглядно, что кампания проходит успешно.

Агентство тоже заинтересовано в сборе данных — это поможет менеджерам выявить проблемные точки. Так, например, динамика набора прослушиваний может показать на раннем этапе, что KPI не будет выполнен.

Договоритесь с агентством, в какие дни вы будете отправлять статистику с подкаст-платформ. Обычно статистика отдаётся в виде скриншотов с объёмом прослушиваний и датой данных.

Устранение недобора статистики — опционально.

Бывают кейсы, когда на второй неделе размещения очевидно, что KPI не будет достигнут. Для этого существуют дополнительные шаги, которые помогут реализовать объём:

Анонсирование эпизода у гостей выпуска в соцсетях;
Анонсирование выпуска у дружественных подкастов;
Медийная кампания в соцсетях;
Дополнительное размещение клиента, которое восполнит недобор объема.

Это не все возможные шаги — мы уверены, что можно придумать как минимум десяток других подходов. Главное — не закрывать глаза на очевидную проблему и принимать меры для её решения. Так вы покажете свой профессионализм и вызовете доверие как у агентства, так и у клиента. А значит увеличите количество рекламных интеграций в будущем.